DSGVO Anforderungen im Buero

Verschlüsselung:

E-Mail ist unsicher. Wesentliche Daten sollten daher verschlüsselt werden. Am besten setzt man hierzu 7zip ein

https://www.7-zip.de/

https://www.7-zip.de/download.html

Nach Installation bietet Windows eine Option „Verschlüsseln mit 7zip“ an, die durch Rechtsklick mit der Maus auf eine beliebige Datei aufgerufen werden kann.
Passwort muss dem Empfänger dann über einen separaten Nachrichtenkanal (SMS, Whatsapp, FAX, Telefon) zugehen.

Verfahrensverzeichnis:

praktikabler Weise kommt das Verfahrensverzeichnis in denselben Ordner wie die Passwörter, Zugangsdaten und Online Vertragsdaten, denn sie alle sind datenschutz-relevant.

Zu den Verfahren gehört vor allem der Datenschutz in folgenden Ausgestaltungen:

Zugriffsschutz für personenbezogene Daten (Keine Namen sichtbar im Kundenbereich des Büros, sichere Lagerung, sichere Kennwörter für alle Geräte). Verschlüsselung personenbezogener Daten mit sicherem Kennwort, öffentlich sichtbarer Text in E-Mails sollte nur neutrale Formulierungen enthalten (zB: „Wie besprochen, enthalten Sie anbei die verschlüsselte Datei. Passwort senden wir Ihnen auf separatem Kanal zu“).

Bestandsschutz: (veränderungssichere Aufbewahrung auf mindestens drei Datenträgern (zB: Computer, externe Festplatte, Ausdruck). Bestandsschutz steht im Widerspruch zur Löschbarkeit und erschwert den Zugriffsschutz: Bestandsschutz erfordert möglichst viele dezentrale Sicherungskopien, etwa in unterschiedlichen Gebäuden, aber je mehr Kopien in Umlauf sind, umso wahrscheinlicher wird die Möglichkeit unerlaubten Zugriffs).

Löschbarkeit: Ein Verfahren zur sicheren LÖSCHUNG muss vorhanden sein. Vorsicht, bei Missbrauch durch Angestellte droht Haftung. Löschung heißt: Zerstören (Shreddern / Zerbrechen) von CDs, Shreddern von Papier, SICHERES Löschen durch Datenshredder, Sicheres Überschreiben oder physische Zerstörung der Festplatte).

Zugriffsmöglichkeit: Daten müssen im Bedarfsfall / Notfall sofort aufrufbar sein (oder auch rasch löschbar sein) und dürfen nicht erst nach einem langwierigen Suchprozess zur Verfügung stehen. Daher ist eine einfache, wohlorganisierte Aufbewahrung (meist: externe Festplatte) wichtig. Dies steht ebenfalls im Widerspruch zu Bestandsschutz und Löschbarkeit.

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