E-Mail gesetzeskonform

Dieser Artikel beschreibt häufige und gefährliche Irrtümer beim Versand geschäftlicher E-Mails – und wie es richtig geht.

Liebe(r) E-Mail-User(in),

im Geschäftsleben gibt es zahlreiche Formalismen für E-Mail.

Der so genannte „Disclaimer“, beispielsweise, der aus vielen Zeilen legalistischen Geschwurbels besteht. Oft enthält er Formulierungen, die festlegen wollen, was der Empfänger der Mail alles zu tun und zu lassen hat, vor allem dann, wenn er die Mail „irrtümlich“ erhalten hat.

Solche Verfasser stellen sich vor, dass sie einseitig festgelegte Verträge in der Gegend herumschicken. Nach allem, was es bisher dazu in der Fachpresse an Untersuchungen gibt, sind derlei Disclaimer juristisch sinnlos.

Schädlich sind sie außerdem: sie wecken den Eindruck, dass der Absender nichts häufiger tut, als Mails an die falschen Empfänger zu versenden. Und warum sollte der Empfänger dazu verpflichtet sein, größere Sorgfalt auf einen Irrläufer bzw. eine Spam-Mail anzuwenden, als der, der sie ursprünglich versendete?

Besonders peinlich ist es, wenn eine solche Mail mit einem seitenlangen Disclaimer in Deutsch und Englisch von einer Adresse kommt, die aus einem Fantasienamen besteht und bei einem als unsicher verschrieenen E-Mail-Provider angelegt wurde.

So geht’s richtig:

Idealerweise kommt Ihre E-Mail von einer deutlichen und eindeutigen Absender-Adresse und enthält außer dem Vor- und Nachnamen des Absenders und Kontaktdaten (Telefon) auch seine Postanschrift (Juristen-Jargon: ladungsfähige Anschrift). Dazu legen Sie am besten eine Signatur an.

Wenn Sie ein Geschäft sind, sollte Ihre Signatur außerdem die Rechtsform, den Firmennamen, so, wie er im Handelsregister steht, und den Firmensitz beinhalten. Zusätzlich vorgeschriebene Angaben sind von Ihrer Rechtsform abhängig; am besten schauen Sie in Ihr Web-Impressum und übernehmen die juristisch relevanten Angaben. Da E-Mails meist von Person zu Person gesendet werden, brauchen Sie keinen „V.i.S.d.P.“ und auch keinen „inhaltlich Verantwortlichen“ – der steht ja in der Unterschrift und ist über die Adresse erreichbar.

In die Betreffzeile sollten Sie etwas hineinschreiben, das den Inhalt Ihrer E-Mail eindeutig kennzeichnet, so dass sie später wiedergefunden werden kann. Das macht Ihnen und Ihren Geschäftspartnern die Verwaltung leichter, schafft Transparenz – und es kann verhindern, dass Ihre Nachricht im Spam-Filter landet.

Einfach nur auf „Beantworten“ zu klicken, ist manchmal schwierig, da nach einiger Zeit des Hin- und Herschreibens die Betreffzeile etwa so aussieht:

Betreff: RE:RE:RE: Frage

…als wollte ein Stotterer Rehbraten. Weil diese Form der unklaren Bezeichnung (leider) verbreitet ist, schicken Viren-Verbreiter schon Mails, die so heißen:

RE: Anfrage

… und selbst wenn Ihre E-Mail dadurch nicht im Spam-Ordner landet, wollen Sie sich doch von solchen Mails absetzen, nicht wahr?

E-Mails sind Teil Ihres Internet-Auftritts und dürfen ruhig eine gewisse Professionalität erkennen lassen. Und wie viele Industrie-Standards hat auch der Standard für Profi-Mail den Sinn, praktisch zu sein.

Zu guter Letzt: eine E-Mail, die eine klar verständliche Adresse, eine eindeutige Betreffzeile und eine deutliche Signatur enthält, hat mehr Aussichten, gelesen zu werden. Schlecht angelegte Mails sind, egal wie viel Herzblut Sie ins Verfassen gelegt haben, einfach

formaler Spam.

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